無紙化會議預約管理和信息發布系統

會議室作為一個企業的公共資源,其高效利用一直是人們關心的問題。會議室沒有管理,會造成會議室被爭搶、重要會議被非重要會議擠占、會議室信息不能及時發布、會議室設備開會時不滿足會議要求、會議室設備沒有提前調試以及設備因沒有及時檢修造成故障、會中設備出現故障且沒有應急預案等等問題。

本系統基于無紙化會議平臺開發,功能豐富,擴展性強,定制靈活。本系統能夠簡單、高效、便捷的實現會議室的設備管理、會議室的使用狀態查詢、會議室的使用預定、會議的信息發布、參會人員的通知、無紙化會議系統的對接、OA系統的對接等等。


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商品描述

會議室作為一個企業的公共資源,其高效利用一直是人們關心的問題。會議室沒有管理,會造成會議室被爭搶、重要會議被非重要會議擠占、會議室信息不能及時發布、會議室設備開會時不滿足會議要求、會議室設備沒有提前調試以及設備因沒有及時檢修造成故障、會中設備出現故障且沒有應急預案等等問題。

本系統基于無紙化會議平臺開發,功能豐富,擴展性強,定制靈活。本系統能夠簡單、高效、便捷的實現會議室的設備管理、會議室的使用狀態查詢、會議室的使用預定、會議的信息發布、參會人員的通知、無紙化會議系統的對接、OA系統的對接等等。





  會議室作為一個企業的公共資源,其高效利用一直是人們關心的問題。會議室沒有管理,會造成會議室被爭搶、重要會議被非重要會議擠占、會議室信息不能及時發布、會議室設備開會時不滿足會議要求、會議室設備沒有提前調試以及設備因沒有及時檢修造成故障、會中設備出現故障且沒有應急預案等等問題。

本系統基于無紙化會議平臺開發,功能豐富,擴展性強,定制靈活。本系統能夠簡單、高效、便捷的實現會議室的設備管理、會議室的使用狀態查詢、會議室的使用預定、會議的信息發布、參會人員的通知、無紙化會議系統的對接、OA系統的對接等等。

 

功能列表

角色

功能模塊

詳細說明

預約人員

會議室預定看板

可列表時間段顯示所有會議室占用情況,可根據時間篩選會議室使用情況,查看可選擇的會議室所有時間段的使用情況,還可在看板上直接預定會議

待審批會議

可查看目前自己待審批的會議的信息和審批狀態

會議通知

 

會議查詢與預訂

含預訂、取消、變更、修改、沖突顯示等基礎功能

審批

審核人員

會議室預定看板

可參看所有會議室的占用狀況

審批審核會議列表

可參看自己需要審批審核的會議和已審批的會議列表

會議查詢與預訂

含預訂、取消、變更、修改、沖突顯示等基礎功能

消息
與通知

會議通知

短信、郵件、推送

臨時通知

給內外部與會人發送短信或郵件消息

消息管理

自定義發送短信和郵件,可以發送給系統內用戶,也可以輸入系統外用戶的手機號或郵箱發送給系統外部用戶

會議室
管理

會議室編輯

可建立編輯刪除會議室組、會議室、會議設備組、會議設備

會議室分組管理

可設置無限個分組會議室,每組會議又可添加多級會議室

會議室占用管理

以列表的形式展現會議室的所有占用歷史,管理員可查看

會議狀態查詢

可查詢所有會議室的申請、預約、審批、審核、完成的會議列表-管理員可查看

系統
維護

組織機構管理

機構、人員、崗位、職務等

組織機構導入

Excel導入組織機構及人員信息

用戶管理

管理系統用戶

權限管理

機構、人員、用戶授權

日志管理

登錄、業務操作等日志

資源管理

菜單、功能頁面等管理

 

信息發布模塊(可選)

信息發布

●與會議預約管理系統無縫對接,實現無人干預的全自動化會議信息發布,當已預定的會議發生取消、變更等情況時,已發布的信息自動隨之更新。
●發布模塊可選擇對應的會議室的會議使用情況,當前開的會議,即將開的會議,預約的會議。
●發布模塊顯示屏可顯示當前日期和時間表。
●可顯示針對本會議室的會議通知和系統通知。

●可控制循環顯示已導入的音視頻文件和宣傳片。
●可對發布終端進行集中的管理與監控,支持遠程抓取當前畫面、遠程開關機、計劃開關機、遠程音量及亮度控制功能
●支持插播消息功能

 

系統拓撲圖

 

 


后臺功能界面管理

 

會議管理

1:能夠查看到自己已經預約的會議室和會議情況

2:可以上傳信息發布終端的宣傳文件,已備指定播放

 

會議預約

1:可以預定預約會議室和申請會議,可以查看會議占用情況

2:可以預定周期性的會議室

3:可以查看人員組織架構圖和新增、編輯、刪除內部人員和外部人員

 


消息與通知

1:能夠實時的顯示各會議的預約審批狀態

2:能夠發布通知給個人,已可發布通知給相關信息發布終端

3:可郵件管理設置發布信息給指定郵件

 

會議室管理

1:能夠創建、編輯、刪除會議室

2:能夠對會議室進行分組管理

3:能夠對會議室設備、添加、編輯、刪除、保修等

 

 

 

個人工作臺

1:可以查看自己預約會議的狀態

2:根據權限可以查看自己審核會議的列表和會議狀態

3:根據權限可以查看自己審批會議的列表和會議狀態



 

統計分析

可以按照會議室 、部門 、人員統計會議室的使用比率情況,并能夠圖形顯示出來。

 

信息發布(選配模塊)

能夠推送如下信息給各個信息發布終端

1:時間 日期 和天氣信息(聯網狀態下)

2:能發布指定會場的會議信息列表,包括

已開的會議

正在進行的會議,包括會議的信息

即將開的會議

3:指定的音頻 、視頻 、文件信息推送,同時控制信息發布終端循環有序的展播

4:支持會場通知插播功能

 

會場指引簽到模塊(選配模塊)

1:支持直接簽到并統計簽到結果

2:支持簽到自動顯示簽到人員座位信息導位入場

3:支持會場布局圖展播顯示

4:支持會場通知插播功能

 

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